Organizar processos, otimizar demandas e aprimorar a comunicação são metas essenciais para indivíduos e empresas. Nesse contexto, o fluxograma de tarefas se destaca como uma ferramenta indispensável.
Com uma abordagem visual e prática, ele permite mapear, analisar e simplificar processos em diversas áreas. Vamos explorar o que é um fluxograma, seus benefícios, os tipos mais utilizados e como você pode criar o seu.
E se você está buscando por formas de melhorar a operação de sua empresa, não pode deixar de descobrir os 7 erros mais comuns do setor de CX e como evitá-los.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo ou fluxo de trabalho, estruturado com símbolos padronizados, como retângulos, losangos e setas. Ele ilustra as etapas de maneira sequencial e lógica, ajudando a entender, documentar e melhorar processos.
Muito utilizado em setores como TI, atendimento ao cliente e gestão de projetos, o fluxograma é ideal para tarefas que envolvem várias etapas, decisões ou interações entre diferentes equipes.
Benefícios de utilizar um fluxograma de processos
A criação de um fluxograma oferece uma série de vantagens, tornando-se uma ferramenta indispensável para organizar, visualizar e otimizar processos. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Clareza na visualização do processo: Representa o fluxo de tarefas de forma objetiva, facilitando o entendimento.
- Identificação de gargalos: Evidencia etapas que podem atrasar ou complicar o processo.
- Melhoria na comunicação entre equipes: Fornece uma visão compartilhada, evitando mal-entendidos.
- Aumento da eficiência operacional: Otimiza processos ao eliminar redundâncias.
- Facilita a documentação de processos: Garante que o conhecimento seja registrado e acessível.
- Suporte à tomada de decisões: Ajuda na análise de alternativas em processos complexos.
- Simplificação de processos complexos: Transforma fluxos confusos em diagramas claros.
- Facilita a análise e otimização contínua: Torna a revisão e a melhoria de processos mais simples.
- Melhora a padronização dos processos: Promove consistência no modo como as tarefas são executadas.
- Ajuda no treinamento de colaboradores novos: Serve como ferramenta de orientação prática e visual.
E já que mencionamos o treinamento de novos colaboradores, vale a pena conferir nosso artigo sobre como treinar uma equipe de atendimento de alta performance.
Tipos de fluxogramas mais usados
Existem diversos tipos, cada um adequado a uma necessidade específica. Aqui estão os mais utilizados:
- Fluxograma de processos
Representa o fluxo de atividades dentro de um processo completo. - Fluxograma de trabalho
Enfatiza as tarefas realizadas por uma pessoa ou equipe. - Fluxograma funcional
Mapeia a interação entre departamentos ou funções dentro de um processo. - Fluxograma de programação
Usado para representar algoritmos ou sistemas computacionais. - Swimlane
Divide o fluxo em “pistas” para destacar responsabilidades de diferentes áreas. - Fluxograma de decisão
Mostra escolhas e caminhos alternativos baseados em condições específicas. - Fluxograma de documentos
Mapeia o ciclo de vida de documentos dentro de um sistema. - Fluxograma de sistemas
Focado em processos técnicos ou tecnológicos, como sistemas de TI.
Passo a passo: como fazer um fluxograma em 8 etapas
Elaborar um fluxograma é mais fácil do que parece, especialmente quando você segue um método estruturado e bem definido. Confira os passos essenciais para criar um fluxograma claro e funcional:
- Defina o objetivo e o escopo do processo: determine o que será representado e os limites do fluxograma.
- Identifique todas as etapas do processo: liste todas as atividades, decisões e resultados.
- Escolha o tipo de fluxograma adequado: baseie-se na complexidade e no objetivo do processo.
- Organize as etapas em sequência lógica: estruture as ações em ordem cronológica ou hierárquica.
- Use símbolos padronizados para representar as ações: utilize formatos como, por exemplo, oval para início/fim, retângulo para tarefas e losango para decisões.
- Conecte as etapas com setas indicando o fluxo: garanta que o caminho entre etapas seja claro.
- Revise e valide o fluxograma com as partes envolvidas: certifique-se de que o diagrama reflete o processo corretamente.
- Finalize e documente o fluxograma: disponibilize o material e mantenha-o atualizado.
Um dos momentos que esse passo a passo será importante é no processo de estruturação da comunicação da empresa em mais de um canal. Se você quiser ficar por dentro do que consiste a estratégia de Omnichannel, seus benefícios e como usar na sua empresa, é só acessar nosso artigo sobre o tema!
Melhores práticas para montar um fluxograma
Para criar um fluxograma eficiente, claro e de fácil compreensão, é fundamental seguir algumas práticas recomendadas para alcançar os melhores resultados:
- Use símbolos universais: facilita a interpretação para todos.
- Mantenha a simplicidade: evite detalhes desnecessários que possam confundir.
- Atualize regularmente o fluxograma: reflita mudanças ou melhorias nos processos.
Exemplos de fluxogramas para diversas áreas
Podem ser adaptados a diferentes contextos e necessidades. A seguir, apresentamos algumas aplicações práticas para inspirar a criação de diagramas personalizados:
- Fluxograma para Atendimento ao Cliente: Estruture desde a triagem inicial até a resolução de problemas.
- Fluxograma para Processos Internos de Empresas: Mapear tarefas administrativas, como aprovação de projetos.
- Fluxograma para e-mail marketing: Planeje o envio, acompanhamento e análise de campanhas.
- Fluxograma para gestão de automações de chatbot: Defina respostas automatizadas e seus caminhos lógicos.
Ferramentas para criar um fluxograma
Existem diversas plataformas para criar fluxogramas, mas para escolher a ideal é importante considerar aquelas que sejam intuitivas, que contam com modelos prontos e que possuem versão gratuita para testar processos complexos, como URA de atendimento, fluxos de trabalho de equipes ou até automações de chatbot. O Miro é uma excelente opção!
Com os tipos e passos apresentados, você pode começar a implementar fluxogramas em suas atividades e observar melhorias significativas. Vale a pena também conhecer a o Zendesk WFM, uma ferramenta para gestão de equipes que facilita as atividades de todo o time!
